วิธีการใช้งานโปรแกรมบริหารสถานตรวจสภาพรถเอกชน (ตรอ.) โดยเริ่มจากการเปิดโปรแกรมผ่าน Google หรือ Chrome พิมพ์ URL : https://bof.pjcartax.com เข้าสู่หน้าล็อกอิน ใส่ชื่อผู้ใช้งานและรหัสผ่าน จากนั้นกดเข้าสู่ระบบ

เมนู “ออกใบเสร็จ” แบ่งออกเป็น 3 ส่วนหลักๆ:

• ด้านซ้าย: เมนูต่างๆ สามารถซ่อนไว้ได้

• ตรงกลาง: ส่วนที่ใช้ป้อนข้อมูลหรือค้นหาข้อมูล

• ด้านขวา: แสดงรายละเอียดการคำนวณค่าใช้จ่ายต่างๆ

สำหรับการค้นหาข้อมูล ค้นหาได้จากเบอร์โทรศัพท์ (และ/หรือ) ชื่อลูกค้า (และ/หรือ) ทะเบียนรถ ตามสะดวก นอกจากนี้ หากต้องการนำข้อมูลจากคู่มือรถ ใส่ในระบบ สามารถทำได้จาก ปุ่มอ่านข้อมูลจากภาพหรือใช้ OCR (แปลงรูปภาพเป็นข้อความ) ทำให้ไม่ต้องคีย์ข้อมูล เพิ่มความสะดวกในการทำงาน นำข้อมูลส่วนนี้ เพื่อแจ้งเตือนต่อภาษีรถในรูปเอกสารส่งทางไปรษณีย์ได้ หรือนำไปใช้ออก พรบ. หรือ ใช้กับ โปรแกรม V6 ของกรมขนส่ง จะได้ไม่ต้องคีย์ข้อมูล ทำให้ลดเวลาในการทำงาน 

โปรแกรมสามารถใช้งานผ่านสมาร์ทโฟนได้ เพิ่มความสะดวกในการติดตามงานแบบเรียลไทม์ นอกจากนี้ หน้าจอการใช้งาน (UX/UI) ถูกออกแบบให้ใช้งานง่าย โดยแยกข้อมูลของลูกค้าและข้อมูลของรถยนต์อย่างชัดเจน ทำให้การใช้งานสะดวกมากยิ่งขึ้น

ขั้นตอนการออกใบเสร็จโปรแกรมบริหาร ตรอ. มีดังนี้:

1. รับเอกสารจากลูกค้า:
   • ตรวจสอบว่าเอกสารที่ได้รับเป็น “คู่มือการจดทะเบียน” หรือ “สำเนาคู่มือรถ”
     • หากเป็น คู่มือรายการจดทะเบียนรถ ให้คลิกเลือก “มีเล่ม”
     • หากเป็น สำเนาคู่มือรถ ไม่ต้องเลือก
   • หากลูกค้าต้องการตรวจสภาพรถอย่างเดียว ให้คลิกเลือก “ตรวจอย่างเดียว”
   • หากลูกค้าต้องการทำ พรบ. อย่างเดียว ให้คลิกเลือก “พรบ. อย่างเดียว”
2. ค้นหาข้อมูลลูกค้า:
   • ใช้ เลขทะเบียนรถ, ชื่อ หรือ เบอร์โทรศัพท์ ของลูกค้า เพื่อค้นหาว่าลูกค้าเคยใช้บริการมาก่อนหรือไม่
   • หากลูกค้าเคยใช้บริการแล้ว ให้กดปุ่ม คำนวณ และ ชำระเงิน เพื่อออกใบเสร็จ
3. กรณีลูกค้าใหม่:
   • หากลูกค้าไม่เคยใช้บริการมาก่อน สามารถคีย์ข้อมูลบางส่วนจาก คู่มือการจดทะเบียนรถ หรือ อัปโหลดข้อมูลผ่านกล้องถ่ายภาพหรือเครื่องสแกน เพื่อลดเวลาในการคีย์ข้อมูล
4. กรณีมีรายการเพิ่มเติม:
   • หากลูกค้าต้องการทำบริการอื่นๆ นอกเหนือจากการต่อภาษี เช่น ประกันภัยรถยนต์, แจ้งเปลี่ยนลักษณะรถ, ส่วนลด หรือ ค่าปรับจราจร สามารถกดปุ่ม “เพิ่ม” ตรงรายการเพิ่มเติมได้
5. การยื่นเสียภาษีรถ:
   • หากร้านไม่ได้ยื่นเอกสารต่อที่ กรมขนส่งฯ ในวันนั้น สามารถเลือก วันที่ยื่นภาษี ตามต้องการในโปรแกรม
6. คำนวณและออกใบเสร็จ:
   • เมื่อใส่ข้อมูลครบถ้วนแล้ว ควรกด ปุ่มคำนวณ ก่อนกด ปุ่มชำระเงิน เพื่อออกใบเสร็จ
   • หากเป็น นิติบุคคล ต้องคลิกเลือก “นิติบุคคล” ก่อนการคำนวณ
7. หากต้องการแยกประกันภาคสมัครใจ:
   • หากต้องการแยกเฉพาะรายการ ประกันภัยภาคสมัครใจ, ให้คลิกเลือก “ภาคสมัครใจ” โปรแกรมจะแสดงรายงานเฉพาะรายการประกันภัยภาคสมัครใจที่ลูกค้าทำ

การใช้งานโปรแกรมนี้จะช่วยให้การออกใบเสร็จรวดเร็วและสะดวกขึ้น พร้อมทั้งลดความผิดพลาดในการคีย์ข้อมูล

คำแนะนำเพิ่มเติมสำหรับการใช้โปรแกรมบริหาร ตรอ.  มีดังนี้:

1. ความรู้เบื้องต้นเกี่ยวกับการคิดภาษีรถยนต์:
   • ผู้ใช้ควรมีความเข้าใจเกี่ยวกับวิธีการคิดภาษีรถยนต์ เช่น การคิดภาษีจากน้ำหนักรถ, การคิดภาษีแบบคันละ, หรือการคิดจากขนาดซีซีของเครื่องยนต์ ซึ่งจะช่วยให้การใช้งานโปรแกรมเป็นไปอย่างถูกต้อง
2. มีทักษะการใช้คอมพิวเตอร์เบื้องต้น:
   • ผู้ใช้ควรสามารถใช้คอมพิวเตอร์พื้นฐานได้ เช่น การใช้ เมาส์ และ คีย์บอร์ด อย่างน้อย หากไม่สามารถใช้เมาส์หรือคีย์บอร์ดได้ สามารถใช้โปรแกรมนี้ผ่านอุปกรณ์อื่นๆ เช่น แท็บเล็ต, สมาร์ทโฟน, หรืออุปกรณ์ที่ไม่ต้องใช้เมาส์หรือคีย์บอร์ด
3. มีความรู้เรื่องประกันภัย:
   • ผู้ใช้ควรมีความรู้เกี่ยวกับ ประกันภัยรถยนต์ เช่น พรบ. รถยนต์ เพื่อให้สามารถเลือกและระบุข้อมูลได้อย่างถูกต้อง
4. มีความรู้เรื่องรถกลุ่มที่ต้องตรวจ ตรอ.:
   • ผู้ใช้ควรทราบประเภทของรถที่ต้องตรวจสภาพ เช่น รถจักรยานยนต์ (รย.12) ที่อายุครบ 5 ปีจะต้องตรวจสภาพในปีภาษีที่ 6 หรือ รถเก๋ง (รย.1), รถตู้ (รย.2), กระบะบรรทุก (รย.3) ที่อายุครบ 7 ปีและต้องตรวจสภาพในปีภาษีที่ 8 ซึ่งรถในกลุ่มนี้จะมีค่าตรวจสภาพที่ต้องจ่าย  (**ปีภาษีจะต่อล่วงหน้า 1 ปี**)
5.  การใช้ฟังก์ชันอ่านข้อมูลจากป้ายทะเบียนรถผ่านกล้องสมาร์ทโฟน:
   • ฟังก์ชันนี้เหมาะสำหรับลูกค้าที่เคยใช้บริการมาก่อน หากเป็นลูกค้าใหม่ควรอ่านข้อมูลจาก คู่มือรายการจดทะเบียนรถ เพื่อให้ข้อมูลครบถ้วนและถูกต้อง
6. เรียนรู้หรือศึกษาการใช้งาน:
   • โปรแกรมมีรายละละเอียดมาก ควรศึกษาการใช้งานให้ดี โดยตั้งค่าที่เมนู ตั้งค่าสถานตรวจสภาพรถ ก่อนและเรียนรู้ฟังก์ชันที่จำเป็นต่างๆ ก่อนใช้งาน
   • หากพบว่าเมนูบางตัวไม่ได้ใช้งาน หรือมีฟังก์ชันที่ยังขาดหายไป สามารถแจ้ง แอดมิน เพื่อขอคำแนะนำหรือการปรับปรุงเพิ่มเติม
7. การคีย์ข้อมูลเพื่อดูค่าใช้จ่าย:
   • ผู้ใช้สามารถดูค่าใช้จ่ายต่างๆ ได้ง่ายๆ เพียงแค่คีย์ข้อมูลบางส่วน เช่น ประเภทของรถ, วันที่จดทะเบียน, น้ำหนักรถ หรือ ซีซีของเครื่องยนต์ ข้อมูลเหล่านี้จะช่วยให้โปรแกรมคำนวณค่าใช้จ่ายได้อย่างถูกต้องและรวดเร็ว

การมีความรู้เหล่านี้จะช่วยให้ผู้ใช้สามารถทำงานกับโปรแกรมได้อย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพ

ข้อควรระวังในการใช้งานโปรแกรมบริหาร ตรอ. มีดังนี้:

1. คีย์ข้อมูลให้ถูกต้อง:
   • ควรคีย์ข้อมูลตามเอกสารที่เป็นข้อมูลล่าสุด เพื่อให้ข้อมูลที่บันทึกเป็นปัจจุบันและถูกต้อง
2. ตรวจสอบข้อมูลก่อนออกใบเสร็จ:
   • เมื่อกดปุ่ม คำนวณ ควรตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลก่อนออกใบเสร็จ และหลังจากออกใบเสร็จแล้ว ควรตรวจสอบข้อมูลในใบเสร็จอีกครั้งเพื่อความถูกต้อง หากไม่แน่ใจสามารถเปรียบเทียบกับข้อมูลจาก กรมการขนส่งทางบก
3. ตรวจสอบข้อมูลจาก OCR (เปลี่ยนภาพเป็นข้อความ):
   • หากใช้ฟังก์ชัน OCR เพื่อแปลงข้อมูลจากคู่มือรายการจดทะเบียนรถให้เป็นข้อความ ควรตรวจสอบความถูกต้องและจัดวรรคตอนให้ข้อความอ่านง่ายก่อนบันทึกข้อมูล
4. การใช้กล้องถ่ายภาพ:
   • หากคอมพิวเตอร์ที่ใช้ออกใบเสร็จไม่มี เว็บแคม (Webcam) สามารถใช้ กล้องสมาร์ทโฟน หรือ เครื่องสแกน ถ่ายภาพเอกสาร เพื่ออัปโหลดข้อมูลแทนการคีย์ข้อมูล หรือสามารถนำข้อมูลเก่ามาเรียกและเพิ่มข้อมูลทีหลังได้ ซึ่งจะช่วยให้การออกใบเสร็จเร็วขึ้น
5. การจัดเก็บข้อมูลดิจิทัล:
   • หากร้านมีข้อมูลที่จัดเก็บในรูปแบบ ไฟล์ Excel, ไฟล์ Word, หรือ ไฟล์ข้อความ สามารถอัปโหลดข้อมูลเหล่านี้เก็บไว้ล่วงหน้าได้ การทำเช่นนี้จะช่วยลดเวลาการคีย์ข้อมูลเมื่อลูกค้ามาใช้บริการ และทำให้การออกใบเสร็จรวดเร็วมากขึ้น

การระมัดระวังในขั้นตอนต่างๆ เหล่านี้ช่วยให้การใช้งานมีประสิทธิภาพและลดข้อผิดพลาดในการออกใบเสร็จ